Voor de koffie al weer buiten

De deal wordt gemaakt in de eerste minuut

Door Wim Aalbers
Het gebeurt in een oogwenk en meestal
zonder dat we het in de gaten hebben. Bij
receptiebalies en in deuropeningen, meestal
staand, terwijl een jas wordt opgehangen of
een plek aan tafel wordt gezocht. In luttele
seconden wordt de uitkomst van een
kennismaking bepaald. En voor de koffie is
ingeschonken staat het al wel zo’n beetje vast:
Gaan wij wel of niet samen leuke dingen
doen? Zakelijke matchmaking is (net als
menselijke paarvorming) een proces van een
ademhaling of twee, drie en dan weten we wel
ongeveer wat we aan elkaar hebben. Of niet.
Wat doe jij in die cruciale seconden?
Het is nog erger dan we al wisten. De
woorden die we uitspreken spelen nauwelijks
een rol in de indruk die we maken op anderen.
Tot voor kort werd nog aangenomen dat onze
verbale communicatie zo’n 20 procent was van
het totaal. Inmiddels blijkt dat te zijn gedaald
tot minder dan 10 procent. Het is dus
belangrijk dat je in die 10 procent geen wartaal
uitslaat. Maar als je écht impact wilt maken,
ben je vooral bewust bezig met al het andere.
In een vorige column legde ik al de nadruk op
een kernachtige en aansluitende ikboodschap.
Eén reden daarvoor is dat je tijd
overhoudt om bezig te zijn met de rést van wat
zich afspeelt tussen jou en je gesprekspartner.

Dat verbale communicatie het steeds meer
aflegt tegen non-verbale is begrijpelijk. Het
tempo en aantal van de keuzes die we
dagelijks moeten maken is geëxplodeerd.
Digitale techniek en virtuele wereld zorgen
voor een overvloed aan informatie. Maar
argumenten kosten tijd, net als rationele
afwegingen. Om de stress daarvan te
beperken maken we bewust en onbewust
sneller keuzes. Gevoel en intuïtie spelen een
steeds grotere rol. We zappen van beslissing
naar beslissing, als een tv-kijker langs
zenders. Aan een glimp hebben we genoeg
om te bepalen of een situatie of persoon wel of
niet iets interessants te bieden heeft. Ja of nee
is dan een kwestie van een tel of twee.

Je zou er als professional behoorlijk nerveus
van kunnen worden. Van het besef dat die
eerste minuten van een kennismaking zo
bepalend zijn. Wat moet je doen om in die fase
je aanstaande gesprekspartner (prospect,
klant, samenwerkingspartner) een onbewuste
of zelfs bewuste keuze voor jou te laten
maken? Hoe leg je de basis voor een
succesvol vervolg? Het antwoord zit
opgesloten in de vraag. Je moet er iets voor
dóen. Het gaat om gedrag.

In veel communicatietrainingen wordt er
lichtvaardig overheen gestapt; over de fase
van de koetjes en de kalfjes. Ter zake komen
we pas als de koffie is ingeschonken, met
doelen en agenda’s en onderwerpen. Jammer,
want de basis voor de deal is dan al gelegd. Of
juist niet natuurlijk. Een gesprekje over weer of
verkeer is prima, maar je gesprekspartner is
ondertussen bezig met iets belangrijkers, nl.
met jou. Jij dus beter maar ook.

Om te onthouden: de eerste indruk maak je
met je lijf en je leden. Met je blik en je houding,
met je bewegen en je aanraken. En niet met
wát je zegt, maar wel met hóe je spreekt. De
dynamiek tussen twee mensen gaat over
aantrekken en afstoten, over herkennen en
erkennen.

De ander herkenning schenken is een
essentieel onderdeel van de eerste indruk.
Mensen houden van één beeld het meest en
dat is van de spiegel. Zorg er dus voor dat ze
iets van zichzelf in jou terugzien. Dat begint
met echte aandacht, elkaar écht aankijken,
glimlachen (!) en de hand geven. Daarna is het
fysiek meebewegen, alsof je danst, in de pas
en in het ritme. Je stelt mensen er mee op hun
gemak en je schenkt ze vertrouwen.

Erkenning krijgen gaat over wie jij wilt zijn en
hoe je met gedrag en je uiterlijk autoriteit,
deskundigheid en betrouwbaarheid uitstraalt.
Hoge verwachtingen krijgen mensen in de
eerste plaats door wat je ze laat zien. In een
authentieke zelfpresentatie passen je uiterlijke
verzorging, kleding, houding en beweging bij je
ik-boodschap. Niet meer en niet minder. Zo
presenteer je jezelf op een manier die de
gewenste verwachting schept en onderhoudt.
Het allerbelangrijkste gebeurt in die vitale
eerste minuten van een ontmoeting. En pas
dán is er koffie.

Wim Aalbers werkt aan leiderschap en communicatie
www.wimaalbers.nl
© Wim Aalbers 2008