“Dank voor uw mail. Ik ben niet op kantoor tot en met woensdag. Vanaf donderdag ben ik weer aanwezig en lees ik mijn mail weer.” De e-mail afwezigheidsassistent is als een telefoniste, die meldt dat er niet wordt opgenomen. Handig, maar dat wist je al, want je belde de directe lijn en werd doorgeschakeld. Het lijkt zo attent, maar de enige boodschap is “U moet maar even wachten.” Teleurstelling. Welke organisatie kan zich dit nog veroorloven?

Het is ongeloofwaardig, onklantvriendelijk en onnodig. 1) Iedereen leest zijn werkmail overal. 2) Het maakt geen onderscheid tussen urgente en minder urgente berichten 3) Doorsluizen naar een collega is net zo eenvoudig als afpoeieren. 4) Met zoekwoorden kun je belangrijke zaken makkelijk filteren. Zie maar wat je er mee doet, maar ik zou mijn afwezigheid niet keer op keer zo benadrukken.

In plaats daarvan zou ik vaker de áánwezigheidsassistent gebruiken. “Ik heb je mail gelezen en begrepen en stuur je uiterlijk 15.00 uur vanmiddag een antwoord.” Doet bijna niemand. Is ook niet te automatiseren. Maar klantvriendelijk? Zohé!