|
|
 Je beluistert in je leven meer presentaties dan je geeft. Dat geldt voor negen van de tien van ons, ook wanneer je zelf regelmatig voor de groep staat. Want er is altijd iemand voor je of na je met een verhaal. En ben je dan nog niet binnen (of al weer op zoek naar je auto) dan mis je wat. Er valt veel te bezien en te beluisteren in congresserend Nederland.
Presentatietrainingen gaan altijd over staan en praten. Niemand traint mensen hoe ze moeten zitten en luisteren. Daarom hier een paar tips van een ervaren luisteraar. Met een beetje geluk heb je er vandaag nog wat aan.
- Maak jezelf leeg. Vergeet wat je weet en maak ruimte voor iets nieuws. Als je al vol zit met opvattingen is er weinig wat écht binnenkomt. Je weet niet wat je zo mist. Letterlijk.
- Zoek de crux. Goede presentaties draaien om één centrale gedachte. De spreker praat daarom heen; de ene beter dan de ander. Help jezelf om zijn punt te vinden. Wie van elke presentatie die hij meemaakt één ding overhoudt, die wordt een rijk mens.
- Toets de rode draad. De mooiste presentaties bestaan uit een analyse, een visie en een uitwerking (waar staan we nu, waar gaan we heen en wat gaan we doen). Alle drie is super, twee van de drie elementen kunnen al een mooi betoog opleveren. Teveel verhalen komen helaas niet verder dan slechts één. Vraag dan om meer.
Wie goed luistert wordt ongemerkt een betere spreker.
 John was de grote afwezige. Zijn naam werd genoemd in elk interview dat ik er hield. Hem zelf spreken kon ik niet, want hij was al twee jaar geleden vertrokken. Werkte nu voor de concurrent. Maar de organisatie droeg nog steeds zijn stempel. “We zeggen wel eens tegen elkaar; dat zou John anders hebben aangepakt” en “als John er nog was geweest, dan stonden we er nu vast anders voor”.
Veel organisaties hebben een John. John is meestal niet de baas, maar zonder dat het is uitgesproken heeft hij wel de leiding. Iedereen kan je zo vertellen wie hier de John is. Hij (of zij) vertegenwoordigt iets, dat belangrijk is voor iedereen die hier werkt. Als je wilt weten wie wij zijn als bedrijf, waar we voor staan en hoe wij de dingen doen, dan moet je met John praten. Als hij er tenminste nog is en niet naar de concurrent is overgelopen.
Denk goed na over welke mensen er in jouw organisatie de John zijn. Geef ze de ruimte en wees zuinig op ze. Ze helpen je met de richting en de binding van je organisatie. En denk goed na of je zelf wel voldoende John bent.
 Dat bedenk je toch niet. Hoe we het georganiseerd hebben als we elkaar voor het eerst tegenkomen. Vooral met groepen mensen bij feestjes en gelegenheden. We gaan op en rijtje staan om kennis te maken en raffelen onze namen af alsof het een wedstrijd is. Of een quiz. Zo’n lopende band met huishoudelijke voorwerpen en wie dan na afloop zich het meest herinnert. Niet zo gek dat we allemaal klagen dat we zo’n moeite hebben met namen. Nee dan gezichten, die onthouden we feilloos. Maar wat heb je aan een gezicht zonder naam? Koppijn. “Waar ken ik haar toch van”?
Er zijn mensen die er geen enkele moeite mee hebben; met het onthouden van namen. Je kunt van ze leren, hoe je zonder problemen tien of twintig nieuwe gezichten koppelt aan evenzoveel nieuwe namen. Met een beetje oefening ben je ook zo iemand. De belangrijkste drie dingen om te doen op een rijtje:
- Geef je aandacht in dat korte moment hélemaal aan degene die zich voorstelt. Wie er bij staat en wat er verder om je heen gebeurt doet er even niet toe. Maak van het voorstelmoment een intiem moment.
- Herhaal de naam van de ander hardop. Om te checken of je het goed gehoord hebt. Of gewoon als bevestiging. Articuleer duidelijk, zodat je elke letter goed hebt. (Doe dat laatste trouwens ook met je eigen naam). Proef elkaar.
- Stel direct een vraag. Zo kort als het kan, dus die vraag mag best gesloten zijn en een beetje koetjes-en-kalfjes. Over de reis, het weer, het programma, noem maar op. Combineer dit eventueel met tip 2. Het is ook respectvoller dan direct doorgaan met de volgende.
Er zijn wel meer tips en trucs, maar met deze drie kom je al een heel eind. Je zult verbaasd staan hoe makkelijk het is en je zult je lekker snel thuis voelen in elke groep. Als bij zoveel dingen: alles draait om de tijd die je er aan besteedt. Ietsje langzamer werkt vaak stukken beter.
Ach.  Die arme man met die mooie naam: Albert Mehrabiam. Zijn 7%-38%-55%-regel is misschien wel het vaakst foutief geïnterpreteerde wetenschapsresultaat aller tijden. Sinds 1967 wordt zijn theorie over de verhouding tussen verbale, tonale en non-verbale communicatie te pas en te onpas op schermen geprojecteerd in zalen en zaaltjes. Het goede is, dat we nu allemaal weten hoe onbelangrijk is wát we zeggen, als het niet correspondeert met wat ons lijf zegt. Minder is dat veel mensen daaruit begrijpen dat het dan ook weinig uitmaakt wat je tegen elkaar zegt.
Typisch gevalletje van te kort door de theoriebocht. Een belangrijke voetnoot in het onderzoek van Mehrabian is: stress in de situatie is een grote invloedsfactor. Net als de mate van “interne tegenspraak” en de aard van de conversatie. Hoe dan ook, spraak blijft een belangrijk medium voor de overdracht van gevoelens en opvattingen. Voor het gemak maak ik even een rijtje van veelbetekenende woorden en uitdrukkingen:
- Ja
- Vertel!
- Wat precies?
- Ga door
- Altijd?
- Hmm…
- Ja
- Wat nog meer?
- Waarom?
- Hoe kan ik?
- Wij
- Ik (hoor, zie, voel)
- Ik (wil, ga, zal)
Er zijn er vast nog wel meer. Het grappige is: de grote woorden, dat zijn de woorden die er vaak minder toe doen.
 Het slaat niet op de trommel. Het is niet luidruchtig of opzichtig. Eerder bescheiden en afwachtend. Empathie – het vermogen om je in te leven in een ander – is iets van kleine dingen. Ik aarzel dan ook om er grote woorden aan te wijden.
Empathie is zelfs nog minder dan sympathie. Sympathie maakt onderscheid: voor dit wél en voor dat niet. Sympathie gaat over jou in relatie tot de ander of iets anders. Sympathie is empathie met een oordeel. Plus of min. Like or not.
Empathie gaat niet over jou. Empathie is niet meer dan het vermogen om jezelf voor te stellen hoe een ander zich voelt. Nu, op dit moment, hier, terwijl het ergens over gaat. Meer dan dat is het niet en tegelijk zo belangrijk in hoe mensen zich tot elkaar verhouden. Empathie is zo klein, dat het vaak geen woord nodig heeft; geen bevestiging, geen pluim en geen troost. Empathie is in essentie niet meer dan een blik. Geen medelijdende blik, maar een blik naar binnen. Bij jezelf.
 Sommige mensen hebben meer impact dan anderen. Ongeacht de hierarchie in de groep. Alleen al met hun aanwezigheid zetten ze de toon. Ze hebben invloed op het verloop van een bijeenkomst en op de uitkomst ervan. Hun overwicht wordt gevoeld door de rest en het is een aangename sensatie. Iets tussen dankbaarheid en bewondering. Lengte speelt ontegenzeggelijk een rol. Wie fysiek boven de rest uittorent “staat een treetje hoger”. Het is een pre-dominantie die een voelbare voorsprong geeft. Maar die natuurlijke overhand kan makkelijk als intimiderend ervaren worden. Het is invloed met garantie tot de deur.
Mensen met impact zijn mensen die dingen anders doen. En ze doen dingen anders omdat ze andere overtuigingen hebben.
- Ze gaan uit van het goede in de ander
- Ze hechten meer aan wil dan aan dwang
- Ze geloven dat alles zijn tijd (nodig) heeft
- Ze zijn overtuigd van “eerst geven”
- Ze erkennen de kracht van kwetsbaarheid
- Ze zijn van mening dat fouten maken moet
- Ze zien verschil tussen persoon en gedrag
- Ze denken in samen delen.
Grootte is lengte. Grootsheid is houding.
 Ga er maar eens voor staan. Voor de groep. Negen van de tien keer heb je een lege rij stoelen tussen jou en je meest nabije toehoorders. Afwachtendheid, koudwatervrees, het is allemaal menselijk. Op de voorste rij gaan zitten is commitment met een uitroepteken. Aan jou als spreker en aan interactie. Maar mensen kennen je nog niet, net zo min als je content en je communicatie. Op de achterste rij kun je veilig iets anders doen. Of er tussentijds tussenuit knijpen. De achterste rij, dié is begrijpelijk.
Als de overige twaalf rijen wél vol zitten is het nog te doen, maar wat als er vooraan twéé rijen leeg zijn? Niet te doen, als spreker of dagvoorzitter. En niet aan beginnen dus. Maar hoe voorkom je dat? Een paar tips.
1. Plaats altijd minder stoelen dan er aanmeldingen zijn. Tachtig procent van het aantal mensen dat je verwacht is het maximum. Je mag blij zijn als het vol loopt. En van moeten bijzetten wordt iedereen blij.
2. Scherm in een zaal met vaste stoelen (theater bijvoorbeeld) de achterste rijen af. Hanteer dezelfde rekensom. Zorg dat dit wordt bewaakt.
3. Reserveer alleen stoelen op de voorste rij voor gasten waarvan je 100% zeker bent.
4. Creatip: begin met een lege zaal en laat mensen hun eigen stoelen meenemen vanuit de foyer. Wat een gedoe  . Lekker dynamisch met elkaar beginnen.
5. Kies als het even kan voor een lagerhuisopstelling. Goed voor interactiviteit en de voorste rij is minder “frontaal” en dus sneller bezet. Het zijn mijn leukste spreekbeurten.
6. Laat de organisatie mensen actief uitnodigen op de voorste rij plaats te nemen. Stap op die durfals af en verwelkom ze als dagvooorzitter of key-note spreker. Ze zijn je MIP’s (Most Important Persons) voor de rest van de bijeenkomst.
En veel plezier samen.
 Dat je voor het laatst binnen de lijntjes kleurde, hoe lang is dat geleden? Of dat je boetseerklei kneedde of in linoleum gutste? Hoe ver moet je terug voor een verfdoos? Voor je laatste collage van herfstbladeren of pentekening? Vraag het mij en ik weet het niet meer.
“Ik teken nooit”, hoorde ik mezelf zaterdag opeens zeggen. Het was in de Kunsthal in Rotterdam, bij de expositie van pop-art portretkunstenaar Chuck Close. Een aardige mevrouw nodigde me uit om in het CloseLAB een portret te maken in de stijl van de artiest. “Iets voor kinderen” was mijn reflex en ik was bijna doorgelopen. En zo zat ik een minuut later een zelfportret te schetsen. Een potlood slijpen. De geur van het gummetje. Dat was lang geleden.
Het resultaat was niet onaardig – “Mijn werk hangt in de Kunsthal” – al zal ik niet makkelijk herkend worden. Maar tintelend van energie ging ik naar buiten, overlopend van ideeën voor van alles en nog wat. En dat is nog steeds niet over.
Ik zit soms zoveel in mijn hoofd, dat er weinig uit mijn handen komt. En ik denk dat ik de enige niet ben. De diensteneconomie is vaak wel een erg abstract zootje. Zaterdag heb ik ervaren dat je het kunt omdraaien. Laat gewoon je handen eens wapperen en het wordt vanzelf fris tussen je oren.
Van die dingen dus. Lijstjes met tips, stappen, valkuilen en blunders. Die lijstjes oefenen een magische aantrekkingskracht uit en maken lezers van surfers. De belofte van structuur, overzicht, houvast… lekker concreet. Dat zal het zijn.
En risico en verlies; ook van die dingen. Inmiddels weten we dat mensen veel meer geprikkeld worden door de kans om iets kwijt te raken, dan door de mogelijkheid om iets te winnen of krijgen. Loss Aversion is een sterke drijfveer. En fouten liggen dicht bij verlies. Fouten maken, dat willen we niet. Daarvan willen we alles weten.
Deze presentatie over de tien meest gemaakte fouten tijdens het netwerken kan maar zo een hit worden. (Er staan overigens ook tips in)
 Je kunt oefenen tot je een ons weegt. Bijslijpen, aanvullen, onderbouwen. En testen natuurlijk. Testen tot de kinderziektes er uit zijn. Je kunt pilots doen en trial runs en alles nog eens goed doorlopen, voordat het echte werk begint. Want zover is het nog niet, zolang je nog in de voorbereiding zit. En dat is maar goed ook. Je kunt ook in het diepe springen. Je nek uitsteken, er voor gaan; zegen de greep. Risico nemen. Het risico dat mensen merken het nog niet af is. Je kunt kritiek krijgen en en slechte recensies. Zodra je jezelf laat zien gaan ze er een mening over hebben. Ga je aanmerkingen krijgen, tips en suggesties. Wat moet je ermee?
Teveel mooie dingen sneuvelen in de eindeloze stilte van de voorbereiding. De uitvoering is het halve werk.
|
|
Laatste reacties